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Présenter l'information à l'écrit et à l'oral

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Dans le cadre du rapport d'atelier territorial, voici deux plans-type de la note et de la restitution orale :

Note écrite Présentation orale
2 pages + annexes 20 minutes + échanges
Exposé factuel et synthétique Argumentation et développement des préconisations
Plan-type :

- (Re)formulation du sujet

- Méthodologie d'investigation et limites

- Synthèse de l'état des lieux

- Diagnostic

- Énoncé des recommandations

- Annexes : état des lieux, outils, fiches-actions,
références bibliographiques et réglementaires
Plan-type :

- Rappel du sujet et de la méthodologie

- Rappel des conclusions du diagnostic

- Argumentation et développement de recommandations

- (Regard sur le travail mené et le travail d'équipe)

Utilisation de supports visuels

Le rapport développe les mêmes points qu'une note, si ce n'est qu'il peut intégrer la majeure partie de l'état des lieux dans le corps du texte. Il doit cependant comprendre une "synthèse opérationnelle", en d'autres termes l'équivalent d'une note qui synthétise pour le commanditaire les points essentiels du rapport. Les principes sont la concision – le commanditaire a peu de temps pour vous lire – et la précision. Certaines habitudes de rédaction académique ou administrative doivent être mises de côté au profit d'autres, par exemple :


  • justification de la commande passée => problématique qui définit comme la commande est traitée ;
  • présentation exhaustive du contexte => synthèse des éléments contextuels ayant un impact ou permettant d'expliquer le problème ou la situation ; synthèse de ce qui est nouveau, non connu par le commanditaire ;
  • rédaction sous forme de paragraphes rédigés uniquement => utilisation également de listes à puces (énumération) et de schémas commentés.



Ainsi, on aura intérêt à prévoir un double niveau de lecture dans les développements :



  • en proposant des titres "signifiants", qui résument le contenu de chaque section ;
  • en plaçant, en début de chaque section, une synthèse des points essentiels qui y sont développés (par exemple, dans un encadré).


Pour des conseils rédactionnels concernant la mise en mots et la  mise en page...



Pour sa part, la présentation orale poursuit trois objectifs :


  • mettre en valeur l'intérêt des recommandations en particulier et de l'étude réalisée en général :

    • présentation claire et argumentée,
    • utilisation de supports visuels.

  • démontrer les compétences professionnelles du groupe, notamment :

    • aptitude au travail en équipe : répartition équilibrée des temps de parole, mise en valeur des différentes contributions, quel que soit le statut du membre de l'équipe ;
    • capacités en communication ;
    • expertise développée sur la question.

  • préparer la discussion qui va suivre avec le commanditaire :

    • dans la présentation, faire des "appels aux questions" : nous pourrons, si vous le souhaitez, revenir sur ce point lors de la discussion… ;
    • préparer des supports visuels complémentaires qui viendront en appui des questions probables (données chiffrées ; opérationnalisation de chaque recommandation) ;
    • renvois aux "experts" de l'assemblée pour appuyer vos propos tout en reconnaissant leur position : citer l'expérience d'un conseiller technique présent, etc.



Pour préparer cette restitution, on aura tout intérêt à prendre connaissance de la composition de "l'assemblée" à laquelle on va s'adresser en plus du commanditaire :


  • quel est leur statut ?
  • quelle est leur connaissance, expérience du sujet ?
  • a-t-on pris en compte leur expertise dans la réalisation de l'étude ?
  • quelle influence leur opinion peut-elle avoir sur le commanditaire ?
  • etc.



Ainsi, les questions de positionnement institutionnel, des réseaux d'influence, des enjeux (entre les membres de l'équipe et, avec ou entre membres de l'assemblée) peuvent, si l'on ne les anticipe pas, prendre le dessus par rapport au contenu du travail réalisé et faire obstacle à sa communication.


Pour des conseils techniques concernant la préparation de la restitution et son déroulement...


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