M. Laguigne, DRH, prépare une réunion difficile

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C'est un Monsieur LAGUIGNE désabusé qui aborde, avec sa collaboratrice,
la préparation d'une réunion importante pour l'organisation et le management de sa structure. Le thème de la conduite de réunion peut se décliner à l'infini.
Cette situation professionnelle sera le prétexte pour traiter ici essentiellement l'analyse stratégique, la posture et la gestion des situations émotionnelles en rappelant quelques notions de base déjà évoquées dans la situation "Monsieur Laguigne en conseil pédagogique".

Accès rapide :

• clip de la situation professionnelle
• l'avis de l'expert
• pour aller plus loin : bibliographie-sitographie

Un préambule précisant la nature du problème et 5 thématiques déclinées en fiches de consignes

• Préambule - Nature du problème et points de vigilance (pdf 360 Ko)

Pour préparer une réunion difficile, il nous faut aborder la situation de manière stratégique. Si l'on peut aborder la problématique sous différents angles, ici nous nous limiterons à l'analyse stratégique, la posture, la gestion de la situation émotionnelle, la résolution de problème, la conduite de réunion et les outils d'animation.

1. Décider de son positionnement face aux équipes

Quelle position de vie, quelle posture, quel mode managérial peuvent nous permettre de rencontrer l'autre, de construire avec lui, de dépasser les désaccords ou bien de faire en sorte qu'il ne puisse nuire ?

• Fiche n° 1 (pdf 434 Ko) - Les positions de vie ;
• fiche n° 2 (pdf 351 Ko) - L'analyse stratégique et les typologies d'acteurs.

2. Préparer l'intervention au regard de l'objectif et définir les rôles des intervenants

Une réunion difficile se prépare, dans la concertation si nécessaire, en anticipant sur tous les possibles et en prenant soin de définir tous les éléments qui peuvent donner la direction, le sens (les objectifs), l'efficacité (règle du jeu et méthode), la pertinence (les discours et les arguments).

• Fiche n° 3 (pdf 357 Ko) - Pour toute conduite de réunion (la préparation) ;
• fiche n° 4 (pdf 271 Ko) - La réunion d'information descendante ;
• fiche n° 5 (pdf 402 Ko) - La préparation de la prise de parole ;
• fiche n° 6 (pdf 357 Ko) - L'objectif stratégique ;
• fiche n° 7 (pdf 327 Ko) - Le choix du plan 1.

3. Comprendre la spécificité de la communication en situation difficile

Les situations sensibles et difficiles nécessitent de la part du manager et/ou animateur une grande maîtrise de soi, une compréhension de la complexité du contexte, des enjeux, des positions, émotions, stratégies et tactiques des acteurs. Comment être ferme dans le rôle et garder l'ouverture ?

• Fiche n° 8 (pdf 368 Ko) - Communiquer en situation difficile ;
• fiche n° 9 (pdf 380 Ko) - Gérer la situation émotionnelle ;
• fiche n° 10 (pdf 455 Ko) - Conduire la réunion en situation difficile.

4. Résoudre le problème avec l'équipe

Comment amener chacun à contribuer à la résolution des problèmes dans un esprit de coopération et avec efficacité ?

• Fiche n° 11 (pdf 281 Ko) - Réunion de résolution de problème et/ou de prise de décision ;
  
• fiche n° 12 (pdf 323 Ko) - Méthodologie de résolution de problème et de prise de décision.

5. Garantir un maximum de participation de la part des acteurs

Pour avancer avec l'équipe dans les situations difficiles, il est certes important de fixer des zones de choix et de non choix, mais cela n'empêche pas de la faire participer et de créer une dynamique contributive avec les méthodes adaptées.

• Fiche n° 13 (pdf 397 Ko) - Les méthodes d'animation (a) ;
• fiche n° 14 (pdf 386 Ko) - Les méthodes d'animation (b) ;
• fiche n° 15 (pdf 313 Ko) - Les méthodes d'animation (c).