Analyser des bases de données avec Excel

Objectif : Les cadres du système éducatif, qu'ils soient personnels de direction, inspecteurs ou CASU, ont souvent besoin d'analyser et de travailler sur des bases de données existantes quelquefois volumineuses. Se pose alors le problème de choisir un outil pertinent pour analyser ces données. Lorsque ces bases sont correctement renseignées, l'importation dans un tableur de type Excel et l'utilisation de la fonction "tableau croisé dynamique" peut être une solution puissante, rapide et élégante.

   

Présentation par Jacques MERMILLOD
formateur informatique à l'ESEN

[ESEN - 15 janvier 2007]

Les dix séquences (réalisées dans Excel à partir de captures d'écran commentées) qui suivent, permettent en quelques minutes, de comprendre comment utiliser un tel outil à partir d'un exemple réel dont les noms ont été modifiés.
Les 5 premières séquences décrivent les fonctions de gestion et d'analyse de données dans Excel. Les 5 suivantes sont consacrées à la fonction "tableau croisé dynamique".

Séquence 1 : Introduction - Les fonctions disponibles (durée 7' 15'').
Définir une base de données Excel. Choisir un outil en fontion du résultat visé. Parcourir rapidement une base (fonction "recherche").

Séquence 2 : Utilisation de la fonction formulaire (durée 5' 30'').
Accéder à une fiche précise en utilisant la fonction formulaire (recherche monocritère, multicritères, avantages et limites de cette fonction).

Séquence 3 : Utilisation de la fonction filtre automatique (durée 9' 37'').
Comment isoler une liste de personnes en fonction d'un ou de plusieurs critères (exemples, avantages, limites).

Séquence 4 : Utilisation de la fonction filtre élaboré (durée 8' 19'').
Comment isoler une liste de personnes en utilisant un ou plusieurs critères (utilisation d'une zone de critères, définition d'une zone d'extraction).

Séquence 5 : Utilisation de la fonction sous-totaux pour obtenir des éléments statistiques (durée 5' 57'').
Comment obtenir des informations statistiques de grande précision (exemple, utilisation des niveaux de plan).

Séquence 6 : Construire le tableau croisé dynamique (durée 6' 15'').
Comment construire un tableau croisé quand on possède une base de données bien structurée.

Séquence 7 : Modifier le tableau croisé dynamique (durée 5' 13'').
Comment manipuler un tableau existant pour le modifier, changer les variables, changer la présentation, utiliser les barres d'outils et l'assistant informatique.

Séquence 8 : Tenir à jour et extraire des données d'un tableau croisé dynamique (durée 5' 12'').
Comment tenir un tableau croisé à jour si la base de données est modifiée ou si l'on rajoute des enregistrements.
Comment extraire des données sur critères à partir d'un tableau croisé.

Séquence 9 : Créer un graphique lié à un tableau croisé dynamique (durée 3' 11'').
Comment, à partir d'un tableau croisé dynamique, créer un graphique instantané et en modifier la portée.

Séquence 10 : Modifier un graphique dynamique lié à un tableau croisé (durée 5' 17'').
Comment améliorer la lisibilité du graphique dynamique créé lors de la séquence précédente.