Prise de fonctions du chef d'établissement

De la réception de son arrêté de nomination à la prise de connaissance de sa lettre de mission, le chef d'établissement nouvellement affecté traverse une période durant laquelle il doit observer et s'efforcer de garder un regard extérieur afin d'effectuer un diagnostic et préciser les objectifs qu'il soumettra à son autorité de tutelle, directeur académique des services de l'éducation nationale (DASEN) ou recteur. Après un entretien avec cette autorité, il reçoit sa lettre de mission.

• 1. Les démarches préalables

N.B. : les pistes proposées ci-dessous ne sont ni exhaustives, ni hiérarchisées.

A - Rencontre avec le prédécesseur et le/les adjoint(s)

Il s'agit d'assurer la continuité du service public entre le prédécesseur et le nouveau nommé. Il est donc nécessaire de prendre connaissance de certaines informations et d'échanger sur les pratiques. Cela concerne :

• la politique éducative et pédagogique de l'établissement ;
  
• les dossiers et leur répartition entre le/les adjoint(s) et le chef d'établissement, ainsi que les délégations ;
  
• les informations importantes concernant certains personnels : santé, remarques à caractère confidentiel indispensables, autres remarques utiles ;
  
• la situation des contrats : contrat unique d'insertion (CUI), assistant d'éducation (AED), assistant pédagogique (AP), auxiliaire de vie scolaire individuel (AVSi), auxiliaire de vie scolaire collectif (AVSco), ... : en cours, à renouveler, les embauches à prévoir ;
  
• la dotation globale horaire, la répartition des services et les emplois du temps ;
  
• les relations avec les différents partenaires (institutionnels et autres), les conventions éventuelles et la place de l'établissement au sein du groupement d'établissements publics d'enseignement (GRETA) ;
  
• le bâtiment : état, travaux en cours ou à prévoir ;
  
• le logement de fonction : fixation des dates de déménagement ;
• tout autre point qui leur semble important.
  

B - Prise de connaissance

• De l'organigramme de l'établissement ;
  
• du tableau de bord de l'établissement : les différents indicateurs ;
  
• du projet d'établissement, du contrat d'objectifs, du règlement intérieur ;
  
• des projets en cours, et en particulier du projet TICE (technologies de l'information et de la communication pour l'enseignement) et des outils en place ou à prévoir : site de l'EPLE, cahier de texte en ligne, espace numérique de travail (ENT), … ;
  
• des délibérations du conseil d'administration, du rapport annuel de fonctionnement pédagogique ;
• du budget, du compte financier, de l'état de la trésorerie.

C - Rencontres en interne

Ces rencontres concernent les membres de la communauté éducative de l'établissement.

• Le gestionnaire : budget en cours, état des finances, gestion des agents (organisation des services et fiches de postes), sécurité, travaux prévus et calendriers, gestion des voyages ;
• le directeur adjoint chargé de la SEGPA (Section d'enseignement général et professionnel adapté) : délégation confiée, organisation des enseignements, les élèves accueillis, projets pédagogiques, le devenir des élèves après la SEGPA ;
• le directeur technique du GRETA, selon la situation de la formation continue dans l'établissement ;
• le chef de travaux : délégation confiée, organisation des enseignements technologiques et/ou techniques, élèves accueillis, projets pédagogiques, fonctionnement des ateliers, organisation des examens, objets confectionnés, devenir des élèves et suivi de l'insertion à N+1, N+2 (cf. circulaire n° 2011-056 du 4 avril 2011 : fonctions, missions et activités du chef de travaux) ;
  
• le CPE (conseiller principal d'éducation) : projet de vie scolaire, gestion des personnels vie scolaire, vie de la maison des lycéens ou du foyer des élèves, gestion des absences et retards, organisation des études surveillées, registre des punitions, des sanctions, des incivilités et des actes de violence, cellule de veille, organisation pratique de la rentrée et des élections, formation des délégués (consulter sur notre site la bibliographie La vie scolaire : les personnels).
  Une réunion de l'équipe vie scolaire ou des entretiens individuels portant sur les missions des personnels pourra être organisée ;
  
• les personnels administratifs : horaires de travail, organisation de l'accueil du public, communication interne et externe, délégation et répartition des tâches, archivage des documents officiels ;
  • secrétaire de direction : registre des délibérations du conseil d'administration, gestion quotidienne des actes administratifs, gestion des dossiers des personnels, agenda du chef d'établissement, gestion du courrier et des documents réceptionnés ;
  • secrétaire de scolarité : gestion des dossiers des élèves, gestion des dossiers de bourse et des fonds sociaux, facturation de la restauration en relation avec l'intendance ;
• les personnels de service : fiches de poste, relations avec les élèves et les autres personnels, représentativité dans les instances, lien avec le gestionnaire chef de service ;

• le médecin scolaire et l'infirmier : suivi des élèves, permanence d'internat et d'externat, comité d'éducation à la santé et à la citoyenneté (CESC), projets d'accueil individualisé (PAI), bilan annuel de fonctionnement de l'infirmerie ;
• l'enseignant référent pour le handicap : état des saisines MDPH (maison départementale des personnes handicapées), notifications, équipes de suivi à prévoir, projets personnalisés de scolarisation (PPS) ;
  
• l'assistant social : permanence assurée, rôle dans le CESC, la cellule de veille, suivi des élèves, modalités de la gestion des fonds sociaux ;
• les professeurs : assemblée générale de pré-rentrée, rencontres ultérieures : individuelles, par discipline, ... ;
  
• le professeur documentaliste : politique documentaire en lien avec le projet d'établissement, organisation de l'ouverture du centre de documentation et d'information (CDI), collaboration avec les autres membres de la communauté éducative ;
• le COP (conseiller d'orientation psychologue) : parcours de découverte des métiers et des formations (PDMF) et son calendrier, sorties des élèves avant la fin de scolarité, relations avec les professeurs principaux et mode de communication, horaires de présence ;
• les représentants syndicaux des personnels ;
• les responsables de l'Amicale des personnels, si elle existe ;
• les représentants de parents : rôle des parents à l'école, présence dans les conseils de classe et différentes instances de l'établissement public local d'enseignement (EPLE), organisation des élections des parents au conseil d'administration (CA) ;
• tout coordonnateur ou responsable de dispositif existant dans l'établissement (dispositifs relais, accueil d'élèves relevant d'une unité localisée pour l'inclusion scolaire (ULIS), par exemple).
  

D - Rencontres à l'externe : après l'installation dans le poste

• Le recteur d'académie et/ou le directeur académique des services de l'éducation nationale (DASEN) : selon les académies, des réunions d'accueil peuvent être organisées avec présentation des chefs de service. À défaut, un rendez-vous peut être sollicité. L'entretien a pour but de se présenter et peut porter sur le diagnostic réalisé ou en cours, les projets, l'offre de formation, les affectations ;
• les IA-IPR référents, les chefs d'établissement de secteur, les inspecteurs de l'éducation nationale : liaisons inter-cycles,  réseau de réussite scolaire ;
• le maire et/ou son adjoint chargé de l'enseignement : présentation, élèves accueillis, partenariats, projet éducatif local, contrat urbain de cohésion sociale, dispositif de réussite éducative, questions de sécurité ;
• les représentants des collectivités territoriales membres du conseil d'administration : échanges sur leur perception de l'établissement ;
• les responsables du conseil général ou du conseil régional pour les EPLE : présentation, travaux en prévision, sécurité aux abords de l'établissement, agents territoriaux. De nombreuses collectivités sont à l'initiative de regroupements des chefs d'établissement prenant leurs fonctions ;
  
• la maison de quartier, les associations locales : les partenariats existants, envisageables ;
• le correspondant police ou gendarmerie : les modalités du partenariat ;
  
• les correspondants locaux de la presse : présentation, communication sur la vie et les temps forts de l'établissement.
  

E - Visite des locaux

• Évaluer l'état des lieux et les travaux à engager, prendre connaissance des recommandations de la dernière commission de sécurité, identifier les clés du trousseau ;
• constater les capacités d'accueil et la présence de matériels pédagogiques dans chaque salle spécialisée, vérifier les aspects de sécurité et d'accessibilité.

• 2. Le diagnostic

Le diagnostic est la première phase du dispositif d'évaluation du chef d'établissement. Il consiste à effectuer :

• une analyse globale de l'établissement et de son fonctionnement (forces, faiblesses, contraintes, objectifs affichés et attendus, tendances d'évolution) ;
• une définition d'axes de progrès pour l'établissement, avec la volonté de mettre en œuvre des actions, de développer des stratégies de pilotage à moyen terme, en essayant de définir quelques indicateurs de progression.

Ce n'est donc pas un simple état des lieux ou un constat qui présenterait les atouts, les points forts ou les difficultés d'un établissement. Le diagnostic suppose non seulement une phase d'analyse contextuelle des situations et des relations, mais également une réflexion stratégique et prospective.

Le chef d'établissement soumet ce diagnostic au recteur, pour validation.

L'enjeu pour le chef d'établissement est de mieux connaître et comprendre l'établissement dont il a la responsabilité.

Ce diagnostic doit proposer les leviers de la construction de la lettre de mission, mais aussi du contrat d'objectifs et du projet d'établissement.

• 3. La lettre de mission

À partir du diagnostic, le recteur établit une lettre de mission, par laquelle il fixe au chef d'établissement quelques objectifs d'actions avec des échéances intermédiaires, qui serviront de base à l'évaluation, à terme de trois ou quatre ans. Cette lettre, établie par l'autorité rectorale, n'est pas un document de type contractuel.

Le degré de réalisation des objectifs fixés doit pouvoir être apprécié indépendamment d'une éventuelle attribution supplémentaire de moyens.

La lettre de mission repose bien évidemment sur le diagnostic et les directions de travail identifiées lors de cette phase, sans qu'il y ait nécessairement recouvrement entre les axes retenus par le chef d'établissement et les objectifs fixés par le recteur.

Il revient en effet au recteur d'apprécier, de choisir, de hiérarchiser ou d'introduire de nouveaux objectifs liés à la politique académique, au fonctionnement de l'établissement ou à la dynamique du bassin de formation. C'est en cela que la lettre de mission et plus largement le processus d'évaluation constituent un moyen d'améliorer l'ensemble du pilotage du système éducatif, aussi bien au niveau de l'établissement qu'à celui de l'académie.

Sur la base du diagnostic de l'établissement et des objectifs de la lettre de mission qu'il a reçue du recteur, le chef d'établissement rédige donc la lettre de mission du(des) adjoint(s), visée et signée par le recteur ou le directeur académique des services de l'éducation nationale (DASEN), et qui comporte les domaines de délégation définis en concertation avec lui(eux).

C'est sur la base de la qualité de ses premières rencontres, de son attitude et de son positionnement, de ses premiers actes, ... que le nouveau chef d'établissement construit le socle de sa future autorité éducative. Il faut donc y accorder une grande attention.