Préparation du budget

Dans le cadre de la réforme du cadre budgétaire et comptable des EPLE (RCBC), le décret n° 2012-1193 du 26 octobre 2012 assure une meilleure lisibilité du budget. La RCBC s'inscrit dans l'esprit de la LOLF dans la mesure où on assiste à une globalisation de l'assignation budgétaire, à une volonté de présenter des résultats attendus en regard des moyens attribués (pilotage par les résultats). Cette modernisation des finances publiques simplifie la lecture des documents de gestion.

Consulter sur notre site le dossier consacré à ce sujet, ainsi que la rubrique correspondante sur le site intranet de la direction des affaires financières du ministère de l'éducation nationale (identification requise).

• 1. Introduction

L'article R421-9 du code de l'éducation précise que le chef d'établissement, "en tant qu'organe exécutif de l'établissement :

5. prépare les travaux du conseil d'administration, et, notamment, (…), le projet de budget ;
6. exécute les délibérations du conseil d'administration et, notamment, le budget adopté par le conseil".

Ceci signifie qu'il en assume la responsabilité. Il est assisté du gestionnaire, membre de l'équipe de direction (depuis le décret n° 2011-1716 du 1er décembre 2011 relatif à l'organisation et au fonctionnement des établissements publics locaux d'enseignement). Celui-ci apporte son expertise, en proposant pour les services du budget des "domaines" et "activités" pertinents.

• 2. Le budget : définition

Le budget est un acte administratif et politique qui retrace les objectifs de l'EPLE fixés notamment par le projet d'établissement et par la convention signée avec la collectivité territoriale de rattachement, et un acte financier "par lequel sont prévues et autorisées les recettes et les dépenses des organismes publics" (décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962, portant règlement général sur la comptabilité publique). Il s'agit d'un acte prévisionnel et d'autorisation.

La construction du budget obéit à plusieurs principes fondamentaux :

• le principe d'unité ;
• le principe d'universalité ;
• le principe d'annualité ;
• enfin, les principes souverains de l'équilibre et de la sincérité : le budget ne doit souffrir d'aucune majoration ni minoration des dépenses ou des recettes qui ne seraient pas fondées, et l'on doit retrouver l'équilibre parfait entre recettes et dépenses.

• 3. Le calendrier budgétaire

• Notification de la subvention globale d'équipement et de fonctionnement de la collectivité territoriale avant le 1^er novembre ;
• envoi d'un accusé de réception qui fait courir le délai de 30 jours durant lequel le budget doit être présenté au conseil d'administration (CA) ;

• le budget est adopté par le CA : on dispose de 5 jours pour l'envoyer aux autorités de contrôle : collectivités territoriales + rectorat ou inspection académique + éventuellement préfet (certains préfets ne veulent plus rien recevoir et ont délégué leur compétence au recteur) ;
• le budget sera exécutoire à l'issue d'un délai de 30 jours à compter de la date du dernier accusé de réception par les autorités de tutelle (généralement, pendant la première quinzaine de janvier).

• 4. La préparation du budget

Conçu pour refléter le projet d'établissement, il répond aussi à la nécessaire prise en compte des objectifs fixés par l'autorité académique tout en facilitant l'échange d'informations avec la collectivité de rattachement.

Même si le cadre paraît contraint, la construction du budget laisse une grande marge de manœuvre aux établissements. La politique générale de l'EPLE peut maintenant être perçue à la lecture de ce document comptable.

Le budget de l'établissement comprend une section de fonctionnement et une section d'investissement. Il est éventuellement complété par des budgets annexes.
Le budget de fonctionnement type ne comprend plus ni chapitres ni comptes, mais des domaines d'activité et des codes associés. Les domaines et activités servent à préciser la destination ou l'objet de la dépense. Ce n'est plus la nature de la dépense qui importe mais sa destination (communication, CESC, sécurité...)

Il est possible de créer des  services spéciaux à chaque fois qu'il est nécessaire d'isoler des  dépenses et des recettes du fonctionnement général de l'EPLE. Leur résultat est alors intégré au résultat global de la section fonctionnement.

La construction budgétaire peut aussi intégrer des budgets annexes (avec section de fonctionnement et d'investissement) à chaque fois que les activités de l'EPLE le nécessitent. Ils ont dans ce cas leur propre compte financier et possèdent leur fonds de roulement.

• 5. Les recettes prévisionnelles

1. Dotation globale d'équipement et de fonctionnement de la collectivité territoriale de rattachement (Conseil régional et Conseil général), qui doit couvrir les besoins de fonctionnement de l'EPLE.

2. Subventions de l'État : subventions d'investissement et de fonctionnement (manuels scolaires, droits d'auteur et reprographie, actions projet d'établissement, actions ZEP, fonds sociaux, bourses et aides, opérations "école ouverte", etc.).

3. Ressources propres :

• prestations de service : vente de produits résiduels, objets confectionnés, location de locaux, ... ;
• hébergements et demi-pensions des élèves, hébergements des divers commensaux, ... ;
• taxe d'apprentissage, formation continue, ... ;
• subvention de l'Office national interprofessionnel de l'élevage et de ses professions ;
• contributions entre services de l'établissement ;
• prélèvement sur les réserves disponibles du service correspondant ;
• dons et autres contributions (voyages, ...).

4. Autres ressources :

• subventions spécifiques des collectivités (aides aux projets des communes, dans le cadre de la politique de la ville, financements de l'agence nationale pour la cohésion sociale et l'égalité des chances (ACSÉ), ...) ;
• aides du Fonds social européen (FSE).
  

Les recettes doivent apparaître par service, elles font référence au plan comptable (utilisation du compte) dès l'élaboration du budget. Les domaines et activités sont, quant à eux, facultatifs (cependant conseillés pour contrôler l'équilibre avec les dépenses).

• 6. Les dépenses

Les dépenses sont désormais regroupées dans des services, domaines et activités. Elles sont classées par destination quelque soit le mode de financement. Elles sont codifiées selon les règles suivantes :

• les codes d'activité commençant par 0 sont créés à l'initiative de l'EPLE ;
  
• les codes d'activité commençant par 1 sont consacrés au suivi des crédits d'État et donc imposés par l'autorité académique) ;
• les codes d'activité commençant par 2 sont créés par la collectivité territoriale de rattachement et dédiés au suivi de certaines subventions.

Exemple de codification :

• 13REPxxxx : code créé à l'initiative de l'État (utilisation du 1), destiné au report d'information sur l'utilisation des dépenses du BOP 141, enseignement scolaire du second degré (utilisation du chiffre 3) sur les droits de reprographie (REP), puis les quatre caractères réservés à l'EPLE ;
• 0SECURITE : code créé à l'initiative de l'EPLE qui a décidé d'isoler ce type de dépense. Cela peut aussi être le cas pour les voyages, la communication...
  

Les domaines et les activités sont laissés à la libre appréciation des EPLE, même si l'État et les collectivités, par leur codification, peuvent assurer un contrôle cohérent de la dépense et de la recette dans le cadre des contrôles de gestion. Les activités à l'initiative de l'éducation nationale ou des collectivités territoriales de rattachement comporteront 4 caractères à l'appréciation des EPLE.

• 7. Le vote du conseil d'administration

L'article R421-20 (4a) du code de l'éducation précise : "le conseil d'administration adopte le budget et le compte financier".

La présentation du budget peut être faite par le chef d'établissement ou par le gestionnaire. Rappelons que le décret n° 2012-1193 du 26 octobre 2012 modifiant l'organisation administrative et financière des établissements publics locaux d'enseignement stipule que "le calcul du quorum permettant aux conseils d'administration des EPLE de siéger valablement se fera désormais sur la base de la majorité des membres en exercice composant le conseil".

À l'issue de cette procédure, le budget est exécutoire (30 jours après réception du dernier accusé de réception par les autorités de tutelle).

En cas de désaccord, le budget est réglé conjointement par la collectivité de rattachement et l'autorité académique. Il est transmis au représentant de l'État et devient exécutoire. À défaut d'accord entre ces deux autorités dans le délai de deux mois à compter de la réception du budget, le budget est réglé par le représentant de l'État après avis public de la chambre régionale des comptes (alinéa e) de l'article L421-11 du code des juridictions financières).

• 8. L'exécution budgétaire

Principe de séparation des ordonnateurs et des comptables :

• le chef d'établissement, ordonnateur des dépenses et recettes ;
  
• l'agent comptable, gardien de la régularité des opérations comptables.

L'exécution du budget comporte deux phases :

• une phase décisionnaire (compétence exclusive de l'ordonnateur) ;
  
• une phase comptable (compétence exclusive du comptable).

Les différentes phases d'exécution des dépenses et des recettes :

• l'engagement (acte de l'ordonnateur qui crée ou constate une obligation de laquelle résultera une charge : bon de commande, convention, contrats, marchés…) ;
  
• la liquidation (c'est la vérification du service fait et du montant de la charge : bon de livraison, facture… ;
• le mandatement ou ordonnancement (c'est l'ordre donné par l'ordonnateur au comptable de payer la dette : mandats, feuillets budgétaires…).