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Dossier scolaire de l'élève



Suivi du dossier, changement d'établissement, bourses et autres démarches administratives

Dernière mise à jour : 7 mars 2017

La finalité du dossier scolaire est de disposer d'informations sur l'élève, sur son(ses) responsable(s) légal(aux), ainsi que sur l'historique de sa scolarité.

Ces données, dont le contenu et le traitement sont de la responsabilité du chef d'établissement, sont nécessaires au suivi de sa scolarité et à la gestion administrative et financière de son dossier.
Il ne s'agit pas du livret scolaire de l'école élémentaire et du collège, récemment redéfini (arrêté du 31 décembre 2015) à l'article D311-7 du code de l'éducation.
 


  • 1. Les objectifs
  • Disposer d'une base de données numériques (base élèves établissement – BEE) et de dossiers actualisés ;
  • disposer d'une seule base unifiée de référence, permettant des extractions et facilitant ainsi la maintenance et la mise à jour ;
  • rationaliser les démarches pour les établissements et pour les usagers ;
  • assurer la fiabilité des actions et un suivi de la scolarité ;
  • assurer le respect de la confidentialité des informations et des actions, ainsi que de la réglementation ;
  • assurer la conservation d'informations (archivage) et l'organiser.


  • 2. Les moyens mis en œuvre et leur gestion
Le dossier scolaire de l'élève se présente communément sous les deux formats suivants : le format "papier" et le format numérique.


a) Le dossier "papier"

Le contenu du support "papier" varie selon les académies et surtout selon les établissements, mais à titre d'exemple on peut y trouver les éléments suivants :
  • identité de l'élève, fiche d'inscription, renseignements relatifs aux droits parentaux, exeat. Un soin tout particulier devra être accordé à l'inscription des élèves dont l'autorité parentale est exercée de manière conjointe par deux responsables légaux séparés ou divorcés. Consulter la référence dans la rubrique "pour aller plus loin" ;
  • bulletins trimestriels, résultats d'évaluations, documents relatifs à l'orientation et à l'affectation (fiche de liaison, notification d'affectation, etc.) ;
  • une copie ou une trace électronique de documents du livret peut être présente comme les attestations diverses (au collège, livret personnel de compétences, incluant l'attestation scolaire de sécurité routière (ASSR), le brevet informatique et internet (B2i), le module prévention et secours civiques de niveau 1 (PSC1) ;
  • Dispositifs d'aide pédagogiques aux élèves (PPRE-PAI-PPS-PAP)
    avec lien vers la fiche Scolarisation des élèves à besoins éducatifs particuliers ;
  • conventions de stages, contrats de dispositif d'alternance ;
  • pour une année scolaire uniquement :

Chaque dossier doit être tenu à jour. Il suit l'élève dans son parcours scolaire et doit être transmis à l'établissement suivant. Les punitions et sanctions (avertissements, blâmes et mesures de responsabilisation, etc.) sont effacées du dossier administratif au bout d'une année, de date à date.
Elles doivent néanmoins conservées sous forme d'archives.
Les faits en eux-mêmes, sous forme de notes et de rapports, sont conservés, sans aucune allusion à des sanctions appliquées. Ils seront éventuellement pris en compte en cas de besoin.
Sauf pour l'exclusion définitive, l'élève peut demander l'effacement de toutes les sanctions de son dossier lorsqu'il change d'établissement. Si l'effet éducatif de la sanction n'est pas avéré, son effacement pourra être refusé. Les sanctions sont effacées du dossier au terme de sa scolarité dans le second degré.


b) Le dossier numérique (voir Applications nationales liées à la scolarité)

Il est aujourd'hui intégré à la base élèves, clé de voûte du Système d'information pour les élèves de collèges, de lycées et pour les établissements - base élèves établissement  (SIECLE BEE). De façon non exhaustive, on y saisit (et intègre) les données relatives aux domaines suivants :

  • identification de l'élève ;
  • scolarité – responsables ;
  • adresse élève ;
  • scolarité – historique ;
  • diplômes – certifications.

Les informations contenues et restituées par la base élèves doivent être fiables. En effet, les erreurs et les omissions sont lourdement préjudiciables à l'image ainsi qu'à l'efficacité des services qui les utilisent. La base doit être tenue à jour. Les transferts de dossiers peuvent se faire dans SIECLE BEE soit automatiquement lors des affectations, soit être déclenchés par les établissements.

La constitution et le traitement de fichiers de données à caractère personnel donnent lieu à une déclaration à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) par les services rectoraux.


c) L'inscription

Au-delà d'une simple fonctionnalité administrative, l'inscription suite à l'affectation notifiée par l'inspecteur d'académie - directeur académique des services de l'éducation nationale (IA - DASEN) revêt un caractère fortement stratégique en termes d'image et d'accueil du public. Concevoir un rétro-planning des opérations permet ainsi de répondre à des questions techniques qui peuvent avoir beaucoup d'incidences sur le premier contact des parents d'élèves avec l'établissement. On pourra par exemple distribuer les dossiers suffisamment tôt dans les écoles ou les collèges de manière à laisser aux familles le temps nécessaire au renseignement des pièces, en évitant de leur demander plusieurs fois les mêmes renseignements.
Selon les académies et les établissements, une procédure d'inscription en ligne est possible.


  • 3. Les acteurs concernés et leurs droits

Les dossiers "papier" sont mis à jour par les secrétariats et consultables par les personnels (de direction, d'enseignement, d'éducation, de santé, d'orientation et sociaux) en un lieu non accessible au public.

Au niveau de SIECLE BEE, les personnels de secrétariat et d'intendance ont des droits de mise à jour dans leur champ d'intervention. La vie scolaire, les enseignants, les services médico-sociaux ont des droits de consultation permettant ainsi l'exploitation des données. La vie scolaire intervient en saisie au niveau des absences.

L'attribution de ces droits relève de la responsabilité du chef d'établissement.

La base élève et les dossiers "papier" doivent répondre aux besoins et aux exigences de contrôle et de confidentialité. Dans SIECLE BEE, l'accès à la base élève n'est accordé qu'à un nombre restreint de personnes, avec des droits limités.


Le chef d'établissement gère la délégation de ces droits de consultation ou de mise à jour dans le module "DELEG-CE" du portail SIECLE.


  • 4. Conservation et archivage

On veillera à l'actualisation des dossiers (notamment pour l'effacement des sanctions éventuelles).

Afin de pouvoir délivrer des attestations de scolarité, la durée d'utilité administrative des dossiers scolaires est de 50 ans. Elle est réduite à 10 ans si l'établissement possède un récapitulatif complet de la situation administrative et pédagogique des élèves. En cas de dossier numérique, une sauvegarde est obligatoire pour des durées identiques au format papier.

Les modalités de leur tri avant versement aux archives départementales sont précisées dans l'instruction n° 2005-003 du 22 février 2005 (références dans la rubrique "textes officiels en vigueur"). Consulter un extrait du BO correspondant, avec le tableau de tri et d'archivage surligné pour tout ce qui concerne l'EPLE, ce qui en facilite la lecture (pdf 846 Ko). Consulter également un extrait de ce tableau, réalisé par l'académie de Limoges (doc 38 Ko), relatif plus particulièrement aux documents de la vie scolaire, pédagogiques et de santé scolaire.
En aucun cas le dossier scolaire ne doit être remis à l'élève ou à sa famille. Seul le livret scolaire l'est.


  • 5. Les bourses accordées aux élèves et à leurs familles

Les différentes bourses sont les suivantes :

  • les bourses nationales et les aides à la scolarité (dont les bourses au mérite) ;
  • les bourses attribuées par les collectivités territoriales.

La gestion administrative de ces dossiers de bourses est de la responsabilité des services de secrétariat et de gestion.

Textes officiels en vigueur au 7 MARS 2017

Attribution de bourses

Code de l'éducation :

Autres textes :

  • Arrêté du 19 août 2016 relatif à la prime allouée aux élèves boursiers reprenant une formation sous statut scolaire après une période d'interruption de leur scolarité ;
  • arrêté du 22 mars 2016 fixant les modalités de détermination des plafonds de ressources ouvrant droit à l'attribution d'une bourse nationale d'études du second degré de lycée et leur mode de revalorisation ;
  • arrêté du 22 mars 2016 portant application des dispositions transitoires pour les bourses nationales d'études du second degré de lycée au titre des années scolaires 2016-2017 et 2017-2018 ;
  • arrêté du 22 mars 2016 fixant le montant de la prime à l'internat à compter de l'année scolaire 2016-2017 (pdf 122 Ko) ;
  • arrêté du 13 octobre 2014 : création d'un traitement automatisé de données à caractère personnel intitulé livret scolaire du lycée pour le baccalauréat série sciences et technologies de la santé et du social en classe de première - année scolaire 2013-2014, et en classe de terminale - année scolaire 2014-2015 ;
  • arrêté du 19 octobre 2009 fixant les conditions et modalités d'attribution de primes et avantages complémentaires à la bourse nationale de second degré de lycée ;
  • circulaire n° 2016-131 du 26 août 2016 : bourses au mérite (pdf 161 Ko) ;
  • circulaire n° 2016-093 du 20 juin 2016 : bourses de collège - application des articles R531-1 à D531-12 et D531-42 à D531-43 du code de l'éducation (pdf 198 Ko) ;
  • circulaire n° 2016-057 du 12 avril 2016 : bourses de lycée - bourses nationales d'études du second degré de lycée pour l'année scolaire 2016-2017 ;
  • circulaire n° 2015-027 du 19 février 2015 : modalités des subventions aux établissements publics locaux d'enseignement (EPLE) pour le paiement des bourses nationales d'enseignement du second degré aux élèves de collège et de lycée publics ; programme 230 Vie de l'élève (pdf 33 Ko) ;
  • circulaire n° 2015-024 du 6 février 2015 : bourses de lycée. Bourses nationales d'études du second degré de lycée - année scolaire 2015-2016 ;
  • principe du "silence vaut accord" : loi du 12 novembre 2013 habilitant le gouvernement à simplifier les relations entre l'administration et les citoyens - liste des procédures concernées ;
  • barème d'attribution des bourses de lycée (pdf 22 Ko) pour l'année scolaire 2015-2016 (DGESCO B1-3).

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  • Arrêté du 8 février 2016 : Livret scolaire des candidats aux baccalauréats, Bulletin officiel (spécial n° 1) de l'éducation nationale du 25 février 2016 ;


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