Logo du ministère de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche
Logo de l'École supérieure de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche (ESENESR)
La formation des cadres et des personnels ATSSRSS Icône du flux RSS de l'ESENESRPodcast Icône du flux podcast de l'ESENESR



Rechercher dans :


Dossier scolaire de l'élève



Suivi du dossier, changement d'établissement, bourses et autres démarches administratives

Dernière mise à jour : 9 mars 2016

La finalité du dossier scolaire est de disposer d'informations sur l'élève, sur son(ses) responsable(s) légal(aux), ainsi que sur l'historique de sa scolarité. Ces données, dont le contenu et le traitement sont de la responsabilité du chef d'établissement, sont nécessaires au suivi de sa scolarité et
à la gestion administrative et financière de son dossier.
Il ne s'agit pas du livret scolaire de l'école élémentaire et du collège, récemment redéfini (arrêté du 31 décembre 2015) à l'article D311-7 du code de l'éducation.
 


  • 1. Les objectifs
  • Disposer d'une base de données numériques (base élèves établissement – BEE) et de dossiers actualisés ;
  • disposer d'une seule base unifiée de référence, permettant des extractions et facilitant ainsi la maintenance et la mise à jour ;
  • rationaliser les démarches pour les établissements et pour les usagers ;
  • assurer la fiabilité des actions ;
  • assurer le respect de la confidentialité des informations et des actions, ainsi que de la réglementation ;
  • assurer la conservation d'informations (archivage) et l'organiser.


  • 2. Les moyens mis en œuvre et leur gestion
Le dossier scolaire de l'élève se présente communément sous les deux formats suivants : le format "papier" et le format numérique.


a) Le dossier "papier"

Le contenu du support "papier" varie selon les académies et surtout selon les établissements, mais à titre d'exemple on peut y trouver les éléments suivants :
  • identité de l'élève, fiche d'inscription, renseignements relatifs aux droits parentaux, exeat. Un soin tout particulier devra être accordé à l'inscription des élèves dont l'autorité parentale est exercée de manière conjointe par deux responsables légaux séparés ou divorcés. Consulter la référence dans la rubrique "pour aller plus loin" ;
  • bulletins trimestriels, résultats d'évaluations, documents relatifs à l'orientation et à l'affectation (fiche de liaison, notification d'affectation, etc.) ;
  • une copie ou une trace électronique de documents du livret peut être présente comme les attestations diverses (au collège, livret personnel de compétences, incluant l'attestation scolaire de sécurité routière (ASSR), le brevet informatique et internet (B2i), le module prévention et secours civiques de niveau 1 (PSC1) ;
  • conventions de stages, contrats de dispositif d'alternance ;
  • et pour une année scolaire :

Chaque dossier doit être tenu à jour. Il suit l'élève dans son parcours scolaire et doit être transmis à l'établissement suivant. Dans le domaine des punitions et des sanctions : les avertissements, blâmes et mesures de responsabilisation sont effacés du dossier administratif à l'issue de l'année scolaire. Les autres sanctions, hormis l'exclusion définitive, sont effacées du dossier administratif au bout d'un an, jour pour jour.
Sauf pour l'exclusion définitive, l'élève peut demander l'effacement de toutes les sanctions de son dossier lorsqu'il change d'établissement. Si l'effet éducatif de la sanction n'est pas avéré, son effacement pourra être refusé. Les sanctions sont effacées du dossier au terme de sa scolarité dans le second degré.


b) Le dossier numérique (voir Applications nationales liées à la scolarité)

Il est aujourd'hui intégré à la base élèves, clé de voûte du Système d'information pour les élèves de collèges, de lycées et pour les établissements - base élèves établissement  (SIECLE BEE). De façon non exhaustive, on y saisit (et intègre) les données relatives aux domaines suivants :

  • identification de l'élève ;
  • scolarité – responsables ;
  • adresse élève ;
  • scolarité – historique ;
  • diplômes – certifications.

Les informations contenues et restituées par la base élèves doivent être fiables. En effet, les erreurs et les omissions sont lourdement préjudiciables à l'image ainsi qu'à l'efficacité des services qui les utilisent. La base doit être tenue à jour. Les transferts de dossiers peuvent se faire dans SIECLE BEE soit automatiquement lors des affectations, soit être déclenchés par les établissements.

La constitution et le traitement de fichiers de données à caractère personnel donnent lieu à une déclaration à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) par les services rectoraux.


c) L'inscription

Au-delà d'une simple fonctionnalité administrative, l'inscription suite à l'affectation notifiée par l'inspecteur d'académie - directeur académique des services de l'éducation nationale (IA - DASEN) revêt un caractère fortement stratégique en termes d'image et d'accueil du public. Concevoir un rétro-planning des opérations permet ainsi de répondre à des questions techniques qui peuvent avoir beaucoup d'incidences sur le premier contact des parents d'élèves avec l'établissement. On pourra par exemple distribuer les dossiers suffisamment tôt dans les écoles ou les collèges de manière à laisser aux familles le temps nécessaire au renseignement des pièces, en évitant de leur demander plusieurs fois les mêmes renseignements.
Selon les académies et les établissements, une procédure d'inscription en ligne est possible.


  • 3. Les acteurs concernés et leurs droits

Les dossiers "papier" sont mis à jour par les secrétariats et consultables par les personnels (de direction, d'enseignement, d'éducation, de santé, d'orientation et sociaux) en un lieu non accessible au public.

Au niveau de SIECLE BEE, les personnels de secrétariat et d'intendance ont des droits de mise à jour dans leur champ d'intervention. La vie scolaire, les enseignants, les services médico-sociaux ont des droits de consultation permettant ainsi l'exploitation des données. La vie scolaire intervient en saisie au niveau des absences.

L'attribution de ces droits relève de la responsabilité du chef d'établissement.

La base élève et les dossiers "papier" doivent répondre aux besoins et aux exigences de contrôle et de confidentialité. Dans SIECLE BEE, l'accès à la base élève n'est accordé qu'à un nombre restreint de personnes, avec des droits limités.


Le chef d'établissement gère la délégation de ces droits de consultation ou de mise à jour dans le module "DELEG-CE" du portail SIECLE.


  • 4. Conservation et archivage

On veillera à l'actualisation des dossiers (notamment pour l'effacement des sanctions éventuelles).

Afin de pouvoir délivrer des attestations de scolarité, la durée d'utilité administrative des dossiers scolaires est de 50 ans. Elle est réduite à 10 ans si l'établissement possède un récapitulatif complet de la situation administrative et pédagogique des élèves. En cas de dossier numérique, une sauvegarde est obligatoire pour des durées identiques au format papier.

Les modalités de leur tri avant versement aux archives départementales sont précisées dans l'instruction n° 2005-003 du 22 février 2005 (références dans la rubrique "textes officiels en vigueur"). Consulter un extrait du BO correspondant, avec le tableau de tri et d'archivage surligné pour tout ce qui concerne l'EPLE, ce qui en facilite la lecture (pdf 846 Ko). Consulter également un extrait de ce tableau, réalisé par l'académie de Limoges (doc 38 Ko), relatif plus particulièrement aux documents de la vie scolaire, pédagogiques et de santé scolaire.
En aucun cas le dossier scolaire ne doit être remis à l'élève ou à sa famille. Seul le livret scolaire l'est.


  • 5. Les bourses accordées aux élèves et à leurs familles

Les différentes bourses sont les suivantes :

  • les bourses nationales et les aides à la scolarité (dont les bourses au mérite) ;
  • les bourses attribuées par les collectivités territoriales.

La gestion administrative de ces dossiers de bourses est de la responsabilité des services de secrétariat et de gestion.

Textes officiels en vigueur au 9 MARS 2016

Attribution de bourses

Code de l'éducation :

Autres textes :

  • arrêté du 13 octobre 2014 : création d'un traitement automatisé de données à caractère personnel intitulé livret scolaire du lycée pour le baccalauréat série sciences et technologies de la santé et du social en classe de première - année scolaire 2013-2014, et en classe de terminale - année scolaire 2014-2015 ;
  • arrêté du 10 juillet 2015 fixant les montants de la part de bourse de lycée, de la part de bourse d'enseignement d'adaptation, de la part d'exonération des frais de pension et de la prime à l'internat à compter de l'année scolaire 2015-2016 ;
  • arrêté du 10 juillet 2015 portant majoration des plafonds de ressources ouvrant droit à l'attribution de bourses de lycée à compter de l'année scolaire 2015-2016 ;
  • barème d'attribution des bourses de lycée (pdf 22 Ko) pour l'année scolaire 2015-2016 (DGESCO B1-3) ;
  • arrêté du 19 octobre 2009 fixant les conditions et modalités d'attribution de primes et avantages complémentaires à la bourse nationale de second degré de lycée ;
  • circulaire n° 2015-027 du 19 février 2015 : modalités des subventions aux établissements publics locaux d'enseignement (EPLE) pour le paiement des bourses nationales d'enseignement du second degré aux élèves de collège et de lycée publics ; programme 230 Vie de l'élève (pdf 33 Ko) ;
  • circulaire n° 2014-095 du 21 juillet 2014 : bourses de collège. Application des articles R531-1 à D531-12 et D531-42 à D531-43 du code de l'éducation ;
  • circulaire n° 2015-024 du 6 février 2015 : bourses de lycée. Bourses nationales d'études du second degré de lycée - année scolaire 2015-2016 ;
  • principe du "silence vaut accord" : loi du 12 novembre 2013 habilitant le gouvernement à simplifier les relations entre l'administration et les citoyens - liste des procédures concernées ;

Archives

Certifications complémentaires et livret de compétences

Consulter sur notre site la sélection de textes officiels sur les examens de l'enseignement secondaire.


Pour aller plus loin

Boîte à outils


Nos ressources sont mises à disposition sous un contrat Creative Commons, voir nos Mentions légales

Imprimer la pageHaut de page

Actualités depuis la dernière mise à jour

  • Arrêté du 8 février 2016 : Livret scolaire des candidats aux baccalauréats, Bulletin officiel (spécial n° 1) de l'éducation nationale du 25 février 2016 ;


Administration française École supérieure de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche
Téléport 2 - BP 72000 - Bd des Frères Lumière - 86963 Futuroscope Chasseneuil Cedex - France - Tel +33 (0)5 49 49 25 00

© 2013 ESENESR - Mentions légales - Contactez-nous