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Dossier scolaire de l'élève



Suivi du dossier, changement d'établissement, bourses et autres démarches administratives

Dernière mise à jour : 6 février 2019

La finalité du dossier scolaire est de disposer d'informations sur l'élève, sur son(ses) responsable(s) légal(aux), ainsi que sur l'historique de sa scolarité.

Ces données, dont le contenu et le traitement sont de la responsabilité du chef d'établissement, sont nécessaires au suivi de sa scolarité et à la gestion administrative et financière de son dossier.
Il ne s'agit pas du livret scolaire de l'école élémentaire et du collège, redéfini (arrêté du 31 décembre 2015) à l'article D311-7 du code de l'éducation.
 


  • 1. Les objectifs
  • Disposer d'une base de données numériques (base élèves établissement – BEE) et de dossiers actualisés ;
  • disposer d'une seule base unifiée de référence, permettant des extractions et facilitant ainsi la maintenance et la mise à jour ;
  • rationaliser les démarches pour les établissements et pour les usagers ;
  • assurer la fiabilité des actions et un suivi de la scolarité ;
  • assurer le respect de la confidentialité des informations et des actions, ainsi que de la réglementation ;
  • assurer la conservation d'informations (archivage) et l'organiser.


  • 2. Les moyens mis en œuvre et leur gestion
Le dossier scolaire de l'élève se présente communément sous deux formats : le format "papier" et le format numérique.


a) Le dossier "papier"

Le contenu du support "papier" varie selon les académies et surtout selon les établissements, mais à titre d'exemple on peut y trouver les éléments suivants :
  • identité de l'élève, fiche d'inscription, renseignements relatifs aux droits parentaux, certificat de radiation (exeat). Un soin tout particulier devra être accordé à l'inscription des élèves dont l'autorité parentale est exercée de manière conjointe par deux responsables légaux séparés ou divorcés. Consulter la référence dans la rubrique "Pour aller plus loin" ;
  • bilans périodiques, résultats d'évaluations, documents relatifs à l'orientation et à l'affectation (fiche de dialogue, notification d'affectation, etc.) ;
  • une copie des attestations diverses (au collège, livret personnel de compétences, incluant l'attestation scolaire de sécurité routière (ASSR), le module prévention et secours civiques de niveau 1 (PSC1) ;
  • Dispositifs d'aide pédagogique aux élèves, consulter la fiche Scolarisation des élèves à besoins éducatifs particuliers ;
  • conventions de stages, contrats de dispositif d'alternance ;
  • pour une année scolaire uniquement :
  • pour une année de date à date :
    • les notifications d'exclusion temporaire de la classe, de l'établissement ou de ses services annexes ;
  • pour toute la durée de la scolarité :
    • les notifications d'exclusion définitive de l'établissement ;

Solliciter l'autorisation de communiquer les adresses postales et/ou les adresses mail des responsables aux associations des parents d'élèves.

Chaque dossier doit être tenu à jour. Il suit l'élève dans son parcours scolaire et doit être transmis à l'établissement suivant.
Si elles sont effacées du dossier administratif de l'élève, les punitions et sanctions doivent être mentionnées dans le registre des sanctions de l'établissement. Par ailleurs, les documents relatifs aux faits eux-mêmes (rapports, notes, etc.) peuvent être conservés dans l'établissement
Sauf pour l'exclusion définitive, l'élève peut demander l'effacement de toutes les sanctions de son dossier lorsqu'il change d'établissement. Si l'effet éducatif de la sanction n'est pas avéré, son effacement pourra être refusé. Quoi qu'il en soit, les sanctions sont effacées du dossier au terme de sa scolarité dans le second degré.

b) Le dossier numérique (consulter la fiche Applications nationales liées à la scolarité)

Il est aujourd'hui intégré à la base élèves, clé de voûte du Système d'information pour les élèves de collèges, de lycées et pour les établissements - base élèves établissement  (SIECLE BEE). De façon non exhaustive, on y saisit ou intègre les données relatives aux domaines suivants :

  • identification de l'élève ;
  • adresse de l'élève ;
  • scolarité – responsables ;
  • scolarité – historique ;
  • diplômes – certifications.

Les informations contenues et restituées par la base élèves doivent être fiables. En effet, les erreurs et les omissions sont lourdement préjudiciables à l'image ainsi qu'à l'efficacité des services qui les utilisent. La base doit être tenue à jour. Les transferts de dossiers peuvent se faire dans SIECLE BEE soit automatiquement lors des affectations, soit être déclenchés par les établissements.

La constitution et le traitement de fichiers de données à caractère personnel donnent lieu à une déclaration à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) par les services rectoraux.

La mise en place du règlement général sur la protection des données (RGPD) ne remet pas en cause le transfert de données à des tiers comme par exemple les adresses postales et courriels des parents d'élèves ayant donné leur autorisation aux associations de parents d'élèves siégeant au conseil d'administration des EPLE (prévu dans le code de l'éducation notamment).


c) L'inscription

Au-delà d'une simple fonctionnalité administrative, l'inscription suite à l'affectation notifiée par l'inspecteur d'académie - directeur académique des services de l'éducation nationale (IA - DASEN) revêt un caractère fortement stratégique en termes d'image et d'accueil du public. Concevoir un rétro-planning des opérations permet ainsi de répondre à des questions techniques qui peuvent avoir beaucoup d'incidences sur le premier contact des parents d'élèves avec l'établissement. On pourra par exemple distribuer les dossiers suffisamment tôt dans les écoles ou les collèges de manière à laisser aux familles le temps nécessaire au renseignement des pièces, en évitant de leur demander plusieurs fois les mêmes renseignements.
La procédure de téléinscription en lycée est mise en œuvre progressivement dans les académies et les établissements.


  • 3. Les acteurs concernés et leurs droits

Les dossiers "papier" sont mis à jour par les secrétariats et consultables par les personnels (de direction, d'enseignement, d'éducation, de santé, d'orientation et sociaux) en un lieu non accessible au public.

Au niveau de SIECLE BEE, les personnels de secrétariat et d'intendance ont des droits de mise à jour dans leur champ d'intervention. La vie scolaire, les enseignants, les services médico-sociaux ont des droits de consultation permettant ainsi l'exploitation des données. La vie scolaire intervient en saisie au niveau des absences.

L'attribution de ces droits relève de la responsabilité et de la compétence du chef d'établissement qui gère la délégation de ces droits de consultation ou de mise à jour dans le module "DELEG-CE" du portail SIECLE.

La base élève et les dossiers "papier" doivent répondre aux besoins et aux exigences de contrôle et de confidentialité. L'accès à la base élève n'est accordé qu'à un nombre restreint de personnes, avec des droits limités.


  • 4. Conservation et archivage

On veillera à l'actualisation des dossiers (notamment pour l'effacement des sanctions éventuelles).

Afin de pouvoir délivrer des attestations de scolarité, la durée d'utilité administrative des dossiers scolaires est de 50 ans. Elle est réduite à 10 ans si l'établissement possède un récapitulatif complet de la situation administrative et pédagogique des élèves. En cas de dossier numérique, une sauvegarde est obligatoire pour des durées identiques à celles du format papier.

Les modalités de leur tri avant versement aux archives départementales sont précisées dans l'instruction n° 2005-003 du 22 février 2005 (références dans la rubrique "textes officiels en vigueur"). Consulter un extrait du BO correspondant, avec le tableau de tri et d'archivage surligné pour tout ce qui concerne l'EPLE, ce qui en facilite la lecture (pdf 846 Ko). Consulter également un extrait de ce tableau, réalisé par l'académie de Limoges (doc 38 Ko), relatif plus particulièrement aux documents de la vie scolaire, pédagogiques et de santé scolaire.

En aucun cas le dossier scolaire ne doit être remis à l'élève ou à sa famille. Seul le livret scolaire l'est.


  • 5. Les bourses accordées aux élèves et à leurs familles

Les différentes bourses sont les suivantes :

  • les bourses nationales et les aides à la scolarité (dont les bourses au mérite) ;
  • les bourses attribuées par les collectivités territoriales.

La gestion administrative de ces dossiers de bourses est de la responsabilité des services de secrétariat et de gestion.

Textes officiels en vigueur au 6 FÉVRIER 2019

Généralités

Code de l'éducation :

Autres textes :

Textes relatifs à la scolarité obligatoire

Code de l'éducation :

Autre texte :

Attribution de bourses

Code de l'éducation :

Autres textes :

  • Arrêté du 11 janvier 2017 modifié autorisant la création d'un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé "téléservice bourses" ;
  • arrêté du 19 août 2016 relatif à la prime allouée aux élèves boursiers reprenant une formation sous statut scolaire après une période d'interruption de leur scolarité ;
  • arrêté du 22 mars 2016 fixant les modalités de détermination des plafonds de ressources ouvrant droit à l'attribution d'une bourse nationale d'études du second degré de lycée et leur mode de revalorisation ;
  • arrêté du 22 mars 2016 fixant le montant de la prime à l'internat à compter de l'année scolaire 2016-2017 (pdf 122 Ko) ;
  • articles 1 et 7 de l'arrêté du 19 octobre 2009 fixant les conditions et modalités d'attribution de primes et avantages complémentaires à la bourse nationale de second degré de lycée ;
  • circulaire n° 2018-086 du 24 juillet 2018 : bourses nationales de collège - modalités d'application des articles R531-1 à D531-12 et D531-42 à D531-43 du code de l'éducation (pdf 216 Ko) ;
  • circulaire n° 2018-079 du 25 juin 2018 : bourses et aides aux étudiants - modalités d'attribution des bourses d'enseignement supérieur sur critères sociaux, des aides au mérite et des aides à la mobilité internationale pour l'année 2018-2019 (pdf 300 Ko) ;
  • circulaire n° 2018-058 du 23 mai 2018 : bourses de lycée - bourses nationales d'études du second degré de lycée - année scolaire 2018-2019 (pdf 050 Ko) ;
  • circulaire n° 2017-027 du 14 février 2017 : modalités de gestion des subventions aux EPLE pour le paiement des bourses nationales d'enseignement du second degré aux élèves de collège et de lycée publics : programme 230 Vie de l'élève (pdf 171 Ko) ;
  • circulaire n° 2016-131 du 26 août 2016 : bourses au mérite (pdf 161 Ko).

Archives


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