Logos ministère de l'Éducation nationale et du ministère de l'Enseignement supérieur, de la Recherche et de l'Innovation Logo du ministère de l'Éducation nationale Logo du ministère de l'Enseignement supérieur, de la Recherche et de l'Innovation
Logo de l'École supérieure de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche (ESENESR)
La formation des cadres et des personnels ATSS



Rechercher dans :


Dossier scolaire de l'élève



Suivi du dossier, changement d'établissement, bourses et autres démarches administratives

Dernière mise à jour : 14 mars 2018

La finalité du dossier scolaire est de disposer d'informations sur l'élève, sur son(ses) responsable(s) légal(aux), ainsi que sur l'historique de sa scolarité.

Ces données, dont le contenu et le traitement sont de la responsabilité du chef d'établissement, sont nécessaires au suivi de sa scolarité et à la gestion administrative et financière de son dossier.
Il ne s'agit pas du livret scolaire de l'école élémentaire et du collège, récemment redéfini (arrêté du 31 décembre 2015) à l'article D311-7 du code de l'éducation.
 


  • 1. Les objectifs
  • Disposer d'une base de données numériques (base élèves établissement – BEE) et de dossiers actualisés ;
  • disposer d'une seule base unifiée de référence, permettant des extractions et facilitant ainsi la maintenance et la mise à jour ;
  • rationaliser les démarches pour les établissements et pour les usagers ;
  • assurer la fiabilité des actions et un suivi de la scolarité ;
  • assurer le respect de la confidentialité des informations et des actions, ainsi que de la réglementation ;
  • assurer la conservation d'informations (archivage) et l'organiser.


  • 2. Les moyens mis en œuvre et leur gestion
Le dossier scolaire de l'élève se présente communément sous deux formats : le format "papier" et le format numérique.


a) Le dossier "papier"

Le contenu du support "papier" varie selon les académies et surtout selon les établissements, mais à titre d'exemple on peut y trouver les éléments suivants :
  • identité de l'élève, fiche d'inscription, renseignements relatifs aux droits parentaux, exeat. Un soin tout particulier devra être accordé à l'inscription des élèves dont l'autorité parentale est exercée de manière conjointe par deux responsables légaux séparés ou divorcés. Consulter la référence dans la rubrique "pour aller plus loin" ;
  • bilans périodiques, résultats d'évaluations, documents relatifs à l'orientation et à l'affectation (fiche de dialogue, notification d'affectation, etc.) ;
  • une copie des attestations diverses (au collège, livret personnel de compétences, incluant l'attestation scolaire de sécurité routière (ASSR), le module prévention et secours civiques de niveau 1 (PSC1) ;
  • Dispositifs d'aide pédagogiques aux élèves avec lien vers la fiche Scolarisation des élèves à besoins éducatifs particuliers ;
  • conventions de stages, contrats de dispositif d'alternance ;
  • pour une année scolaire uniquement :

Chaque dossier doit être tenu à jour. Il suit l'élève dans son parcours scolaire et doit être transmis à l'établissement suivant. Les punitions et sanctions (avertissements, blâmes et mesures de responsabilisation, etc.) sont effacées du dossier administratif au bout d'une année, de date à date, hormis exclusions définitives.
Elles doivent néanmoins être conservées sous forme d'archives.
Les faits en eux-mêmes, sous forme de notes et de rapports, sont conservés, sans aucune allusion à des sanctions appliquées. Ils seront éventuellement pris en compte en cas de besoin.
Sauf pour l'exclusion définitive, l'élève peut demander l'effacement de toutes les sanctions de son dossier lorsqu'il change d'établissement. Si l'effet éducatif de la sanction n'est pas avéré, son effacement pourra être refusé. Les sanctions sont effacées du dossier au terme de sa scolarité dans le second degré.


b) Le dossier numérique (voir Applications nationales liées à la scolarité)

Il est aujourd'hui intégré à la base élèves, clé de voûte du Système d'information pour les élèves de collèges, de lycées et pour les établissements - base élèves établissement  (SIECLE BEE). De façon non exhaustive, on y saisit (et intègre) les données relatives aux domaines suivants :

  • identification de l'élève ;
  • scolarité – responsables ;
  • adresse élève ;
  • scolarité – historique ;
  • diplômes – certifications.

Les informations contenues et restituées par la base élèves doivent être fiables. En effet, les erreurs et les omissions sont lourdement préjudiciables à l'image ainsi qu'à l'efficacité des services qui les utilisent. La base doit être tenue à jour. Les transferts de dossiers peuvent se faire dans SIECLE BEE soit automatiquement lors des affectations, soit être déclenchés par les établissements.

La constitution et le traitement de fichiers de données à caractère personnel donnent lieu à une déclaration à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) par les services rectoraux.


c) L'inscription

Au-delà d'une simple fonctionnalité administrative, l'inscription suite à l'affectation notifiée par l'inspecteur d'académie - directeur académique des services de l'éducation nationale (IA - DASEN) revêt un caractère fortement stratégique en termes d'image et d'accueil du public. Concevoir un rétro-planning des opérations permet ainsi de répondre à des questions techniques qui peuvent avoir beaucoup d'incidences sur le premier contact des parents d'élèves avec l'établissement. On pourra par exemple distribuer les dossiers suffisamment tôt dans les écoles ou les collèges de manière à laisser aux familles le temps nécessaire au renseignement des pièces, en évitant de leur demander plusieurs fois les mêmes renseignements.
La procédure de téléinscription en lycée est mise en œuvre progressivement dans les académies et les établissements.


  • 3. Les acteurs concernés et leurs droits

Les dossiers "papier" sont mis à jour par les secrétariats et consultables par les personnels (de direction, d'enseignement, d'éducation, de santé, d'orientation et sociaux) en un lieu non accessible au public.

Au niveau de SIECLE BEE, les personnels de secrétariat et d'intendance ont des droits de mise à jour dans leur champ d'intervention. La vie scolaire, les enseignants, les services médico-sociaux ont des droits de consultation permettant ainsi l'exploitation des données. La vie scolaire intervient en saisie au niveau des absences.

L'attribution de ces droits relève de la responsabilité du chef d'établissement.

La base élève et les dossiers "papier" doivent répondre aux besoins et aux exigences de contrôle et de confidentialité. Dans SIECLE BEE, l'accès à la base élève n'est accordé qu'à un nombre restreint de personnes, avec des droits limités.


Le chef d'établissement gère la délégation de ces droits de consultation ou de mise à jour dans le module "DELEG-CE" du portail SIECLE.


  • 4. Conservation et archivage

On veillera à l'actualisation des dossiers (notamment pour l'effacement des sanctions éventuelles).

Afin de pouvoir délivrer des attestations de scolarité, la durée d'utilité administrative des dossiers scolaires est de 50 ans. Elle est réduite à 10 ans si l'établissement possède un récapitulatif complet de la situation administrative et pédagogique des élèves. En cas de dossier numérique, une sauvegarde est obligatoire pour des durées identiques au format papier.

Les modalités de leur tri avant versement aux archives départementales sont précisées dans l'instruction n° 2005-003 du 22 février 2005 (références dans la rubrique "textes officiels en vigueur"). Consulter un extrait du BO correspondant, avec le tableau de tri et d'archivage surligné pour tout ce qui concerne l'EPLE, ce qui en facilite la lecture (pdf 846 Ko). Consulter également un extrait de ce tableau, réalisé par l'académie de Limoges (doc 38 Ko), relatif plus particulièrement aux documents de la vie scolaire, pédagogiques et de santé scolaire.
En aucun cas le dossier scolaire ne doit être remis à l'élève ou à sa famille. Seul le livret scolaire l'est.


  • 5. Les bourses accordées aux élèves et à leurs familles

Les différentes bourses sont les suivantes :

  • les bourses nationales et les aides à la scolarité (dont les bourses au mérite) ;
  • les bourses attribuées par les collectivités territoriales.

La gestion administrative de ces dossiers de bourses est de la responsabilité des services de secrétariat et de gestion.

Textes officiels en vigueur au 14 MARS 2018

Attribution de bourses

Code de l'éducation :

Autres textes :

Archives

Livret de compétences, scolaire et certification complémentaire


Pour aller plus loin


Nos ressources sont mises à disposition sous un contrat Creative Commons, voir nos Mentions légales

Imprimer la pageHaut de page



Administration française École supérieure de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche
Téléport 2 - BP 72000 - Bd des Frères Lumière - 86963 Futuroscope Chasseneuil Cedex - France - Tel +33 (0)5 49 49 25 00